Тайм-менеджмент, управление проектами и иллюзии

Многозадачность

Когда понятие тайм-менеджмент зазвучало, и одна за другой стали выходить книги о нем, многим казалось, что достаточно прочитать книгу, и они более никогда не будут опаздывать и срывать дедлайны. Но, как выяснилось, теория мало кому помогает. Помогают только практика и способность отдавать себе отчет в текущей ситуации.

Сотрудники нашей компании в основном работают в многозадачном режиме.

 Каждый руководитель проекта обычно имеет дело с тремя режимами работы:

1. Новые задачи планово и равномерно прибывают, задачи в очереди на исполнение равномерно выполняются. Загрузка текущей работой.
2. Новые задачи пребывают медленнее, чем выполняются задачи в очереди. Это желанный этап для каждого сотрудника, так как позволяет уделять время развитию клиентских проектов и проектов компании.
3. Несмотря на интенсивное выполнение задач из очереди на исполнение, количество задач в очереди резко прирастает.

Именно этот третий режим чаще всего приносит самый большой ущерб организации работы сотрудника, многие не способны сразу осознать что происходит и принять меры, как итог - срыв сроков и множество проблем с клиентами и внутри компании.

Как защититься от срыва сроков и других сбоев

1. Уметь расставлять приоритеты.
Например, у руководителя проектов в Socialair такие приоритеты:

1. Все СРОЧНЫЕ задачи по договору, которые затрагивают аудиторию клиента.
2. Все короткие задачи, где от тебя зависит работа других (без твоего участия задача не стартует).
3. Все СРОЧНЫЕ работы по договору, которые затрагивают взаимоотношения с клиентами.
4. Внешние обращения: заявки.
5. Все остальные работы по договору.
6. Все внутренние задачи, связанные с ежедневной работой компании.
7. Внешние обращения: запросы и сотрудничество.
8. Задачи по оптимизации своей персональной работы.
9. Все внутренние задачи, связанные с развитием компании.

Задачи 1-4 важные, по ним сроки нужно соблюдать любой ценой.
Задачи 7-8 менее опасно сдвигать, чем остальные. Но нельзя сдвигать их вечно, так как на короткой дистанции ущерб минимален, а на длинной проблемы могут быть критическими. 

2. Сразу обратить внимание на резкий рост объема работы. При формировании новых договоренностей, указывать реальные сроки, а не те, которые актуальны в обычном режиме. 

3. Если у вас есть менее загруженные коллеги и подчиненные, по возможности делегировать им часть работы.

4. Если ваша загрузка частично зависит от коллег и/или руководителя, оперативно сообщите им о том, что у вас поменялась ситуация и возросла загрузка. 

5. Если есть задачи, которые можно не исполнять без ущерба для задач клиентов и компании, убирайте их из списка. Не забывайте про принцип Парето: 20% усилий обеспечивают вам 80% результата, а остальные 80% усилий обеспечивают всего 20% результата. Кстати, в 2020 году мы на практике доказали пользу этого метода.

Важный пункт, который обеспечит вашу эффективность - у вас перед глазами должен быть весь список ваших задач. Не так важно, будет он бумажным или сформирован в CRM, но контролировать себя, не имея списка, вы не сможете.

А на последок грустный факт: есть люди, которые не способны контролировать подобные вещи. Не каждый человек может быть многозадачным и эффективным одновременно. Управлять проектами должны люди, которые не только хотят, но и могут ими управлять.